Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας (ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ)

Όσα πρέπει να γνωρίζει ο εργοδότης για τη σωστή εφαρμογή της: πραγματική σήμανση προσέλευσης–αποχώρησης, έλεγχος αποκλίσεων και οργάνωση διαδικασιών ώστε τα δεδομένα να συμφωνούν με ωράρια, άδειες, υπερωρίες και μισθοδοσία.

Τι κερδίζετε με σωστή εφαρμογή

• Μείωση ρίσκου ελέγχου μέσω συνέπειας μεταξύ πραγματικής εργασίας, ΕΡΓΑΝΗ και μισθοδοσίας.
• Λιγότερα λάθη (ορφανά χτυπήματα, λάθος επιλογές, καθυστερήσεις διαβίβασης).
• Καθαρή εικόνα ωραρίων και σωστή διαχείριση αποκλίσεων/υπερωριών.

Τι είναι η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας

Κάθε εργαζόμενος που υπάγεται στον μηχανισμό διαθέτει μία μοναδική Ψηφιακή Κάρτα σε μορφή QR Code.
Με τη σήμανση Προσέλευσης και Αποχώρησης, η πραγματική ώρα έναρξης/λήξης διαβιβάζεται στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ και μπορεί να διασταυρωθεί με ωράριο, άδειες, υπερωρίες και στοιχεία μισθοδοσίας.

Ο εργοδότης μπορεί να χρησιμοποιήσει συμβατό σύστημα ωρομέτρησης ή τη δωρεάν εφαρμογή Ergani CardScanner για ανάγνωση του QR Code και αποστολή των γεγονότων στο ΕΡΓΑΝΗ.

Ποιους εργαζομένους αφορά

Η υποχρέωση αφορά κατά κανόνα εργαζομένους με εξαρτημένη εργασία και φυσική παρουσία στον χώρο εργασίας, με ειδικές εξαιρέσεις που προβλέπονται κάθε φορά.
Η ένταξη γίνεται σταδιακά ανά κλάδο και ΚΑΔ, οπότε πριν την εφαρμογή χρειάζεται έλεγχος της πραγματικής δραστηριότητας, του κύριου ΚΑΔ, των παραρτημάτων και της κατηγορίας κάθε εργαζομένου.

Πώς γίνεται σωστά η σήμανση

Η βασική αρχή είναι απλή: η κάρτα πρέπει να αποτυπώνει την πραγματική εργασία.
Αν το ωράριο είναι 09:00–17:00 και η εργασία γίνεται πραγματικά σε αυτό το διάστημα, οι σημάνσεις πρέπει να είναι αντίστοιχα 09:00 Προσέλευση και 17:00 Αποχώρηση.

• Αν κάποιος έρθει νωρίτερα αλλά δεν εργάζεται ακόμη, δεν πρέπει να δημιουργείται τεχνητός χρόνος εργασίας.
• Αν μετά τη δηλωμένη λήξη εξακολουθεί να εργάζεται, η κάρτα πρέπει να αποτυπώσει την πραγματική αποχώρηση και η επιπλέον εργασία να αντιμετωπιστεί σωστά ως προς ωράριο/μισθοδοσία.

Τα συχνότερα λάθη (και τι να προσέξετε)

• Ορφανό χτύπημα: Προσέλευση χωρίς Αποχώρηση ή το αντίστροφο.
• Λάθος επιλογή: “Προσέλευση” αντί “Αποχώρηση”.
• Σήμανση σε άλλη ώρα από την πραγματική εργασία.
• Εργασία χωρίς σήμανση ή χτύπημα σε ημέρα άδειας/απουσίας.
• Ελλιπής έλεγχος: τα λάθη δεν είναι “δικαίωμα”, θέλουν συστηματική παρακολούθηση και ενημέρωση προσωπικού.

Προαναγγελτικό ή απολογιστικό σύστημα;

Στο προαναγγελτικό σύστημα οι αλλαγές ωραρίου/υπερωριών δηλώνονται πριν πραγματοποιηθούν.
Στο απολογιστικό σύστημα, οι πραγματικές αλλαγές μπορούν να καταχωριστούν μετά, έως τη λήξη του επόμενου ημερολογιακού μήνα (η επιλογή δηλώνεται στο ΕΡΓΑΝΗ και αφορά διάστημα τουλάχιστον ενός μήνα).

Σε πόσο χρόνο πρέπει να αποστέλλεται το χτύπημα;

Τα γεγονότα έναρξης και λήξης πρέπει να διαβιβάζονται άμεσα στο ΕΡΓΑΝΗ. Η προβλεπόμενη μέγιστη καθυστέρηση είναι 15 λεπτά από το πραγματικό γεγονός, με εξαιρέσεις μόνο σε περιπτώσεις αντικειμενικής αδυναμίας (π.χ. τεχνικό πρόβλημα, διακοπή ρεύματος/τηλεπικοινωνιών).

Η δωρεάν εφαρμογή αρκεί;

Η εφαρμογή Ergani CardScanner είναι επίσημη και δωρεάν και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τις σημάνσεις.
Όμως ο εργοδότης έχει υποχρέωση να τηρεί στοιχεία του συστήματος μέτρησης χρόνου εργασίας για τουλάχιστον 5 έτη, ενώ τα αντίστοιχα στοιχεία στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ τηρούνται υποχρεωτικά για τουλάχιστον 6 μήνες.

Πρόστιμα & έλεγχος από την Επιθεώρηση Εργασίας

Η Ψηφιακή Κάρτα επιτρέπει στην Επιθεώρηση Εργασίας να διασταυρώνει τι δηλώθηκε και τι συνέβη πραγματικά.
Οι παραβάσεις χαρακτηρίζονται ιδιαίτερα σοβαρές και οι κυρώσεις εξαρτώνται από το είδος της παράβασης και τις πραγματικές συνθήκες ελέγχου.

• Ενδεικτικά αναφέρεται πρόστιμο 10.500€ ανά εργαζόμενο όταν σε έλεγχο διαπιστωθεί ότι δεν έχει ενεργοποιηθεί η Ψηφιακή Κάρτα.
• Για απόκλιση στοιχείων κάρτας από την πραγματική έναρξη/λήξη απασχόλησης προβλέπεται πρόστιμο 3.000€.
• Η παρεμπόδιση ελέγχου μέσω μη τήρησης απαιτούμενων στοιχείων μπορεί να επιφέρει σημαντικές κυρώσεις.

Τι πρέπει να οργανώσει μία επιχείρηση πριν ξεκινήσει

Πριν την έναρξη της Ψηφιακής Κάρτας χρειάζεται να έχουν ελεγχθεί συνολικά:

• Η υποχρέωση ένταξης της επιχείρησης και ποιοι εργαζόμενοι υπάγονται/εξαιρούνται.
• Ενεργοποίηση της κάρτας στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.
• Σωστό εβδομαδιαίο ωράριο, διαλείμματα, πενθήμερο ή εξαήμερο.
• Επιλογή προαναγγελτικού ή απολογιστικού συστήματος.
• Τρόπος σήμανσης και ενημέρωση του προσωπικού.
• Καθημερινή παρακολούθηση χτυπημάτων και διαδικασία μακροχρόνιας αρχειοθέτησης.

Υποστήριξη Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας από τη FOROPLUS

Η εφαρμογή της Ψηφιακής Κάρτας χρειάζεται σωστή προετοιμασία και συνεχή παρακολούθηση.
Στη FOROPLUS – Λογιστικό & Φοροτεχνικό Γραφείο αναλαμβάνουμε την υποστήριξη επιχειρήσεων για την ορθή εφαρμογή της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας, από τον αρχικό έλεγχο ένταξης και τη ρύθμιση του ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ έως την οργάνωση των ωραρίων, τη μισθοδοσία και την αντιμετώπιση των καθημερινών αποκλίσεων.

Στόχος δεν είναι απλώς να «χτυπάει η κάρτα», αλλά η πραγματική λειτουργία της επιχείρησης να συμφωνεί με όσα εμφανίζονται στο ΕΡΓΑΝΗ και στη μισθοδοσία.

Χρειάζεστε βοήθεια με την Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας;

Συμπληρώστε τα στοιχεία σας και θα επικοινωνήσουμε μαζί σας σύντομα.